¿Cómo tener una comunicación eficaz con tu proveedor chino? ?
En cualquier tipo relación humana, la mayoría de los malentendidos vienen por un problema de comunicación, como leí una vez. «Entre lo que pienso, lo que quiero decir, lo que creo decir, lo que digo, lo que quieres oír, lo que oyes, lo que crees entender, lo que entiendes, existen nueve posibilidades de no entenderse”. Cuando la comunicación es con un proveedor chino, también hay que agregarle los problemas de traducción del español al inglés y del inglés al chino. Por eso es que hay tantos desencuentros entre productores y clientes, y es por eso que venimos con algunos consejos para ayudar a que esa traducción sea más fluida.
Recomendaciones para tener una comunicación eficaz con tu proveedor chino
✅ Una de las maneras más sencillas de tener una fácil comunicación con tu proveedor es no hacerla por email, sino por chat. Pero en China el Whatsapp está bloqueado. Sin embargo hay una app llamada «Wechat» que la tienen casi todos los chinos. Con esa app, que es un sustituto idóneo del Whatsapp, podemos tener un control más eficiente de la información y de las explicaciones.
Para explicarlo de una manera más facil, el Chat no sustituye el email, pero puede ayudar a confirmar que el vendedor recibió el mensaje y a explicarle los detalles de lo que queremos. De igual manera le damos una oportunidad y media al venededor para hacer todas las preguntas que quiera de forma dinámica, y nosotros nos damos la oportunidad de responderle las preguntas y asegurarnos de que él entiende bien lo que queremos.
✅ Aparte del número de Wechat, es importante tener un email alternativo, puede ser el email personal del vendedor, de tal manera que si el servidor de la compañía se daña, la comunicación no se corte.
✅ No busques tener una conversación telefonica con el vendedor, ya que la mayoría de ellos tiene un nivel de inglés bastante bajo, y muy probablemente no sepan hablarlo, pero sí pueden leerlo y escribirlo. Hay que considerar que la mayoría pasó por la universidad no para ser vendedores, sino para ser profesores de inglés. Lo que te asegura que invirtieron muchas horas haciendo traducciones, preparándose para examenes escritos, y haciendo tareas, y muy pocas horas hablando inglés como tal. Por eso es probable que, si tienes una conversación telefónica, nadie entienda nada.
✅ Otra razón para no tener conversaciones telefónicas es porque resulta preferible dejar la comunicación en blanco y negro (por escrito en el email). Aparte de toda la conversación que tengas a traves de Wechat, crea un pequeña minuta de los puntos tratados y reenvialos por email. Eso te ayudará a tener claro de qué se habló y qué falta por discutir.
Lo ideal, lo común y lo descartable en la comunicación con los vendedores
Lo ideal es que desde el principio, correo o llamada, el vendedor se muestre receptivo, haga preguntas y responda los correos rápidamente. Hay veces que tenemos vendedores excelentes, que están detrás del detalle y van dando información contínua de lo que está pasando con la producción, van solicitando información y afinando detalles continuamente. Nosotros como empresa dedicada a tratar con proveedores chinos, podemos decir que este tipo de vendedores son de oro puro y, como tal, son bastante escasos.
Lo común es encontrarse con un vendedor que no tenga demasiada motivación, con una personalidad bastante insegura, como para atreverse a hacer preguntas. Especialmente si las dudas surgen después que ya él había dicho que entendía sobre el tema en cuestión, dejando el resultado de tu producción en el aire. Esto es demasiado común. No solo dentro del ramo de ventas internacionales sino en la sociedad china en sí. Sabiendo esto, es importante enviarle tantas imagenes, explicaciones, videos y esquemáticos como sea posible, además hacerle un interrogatorio, al estilo del colegio, para asegurarnos que realmente entendió lo que le explicamos. Obviamente el interrogario hay que hacerlo un con poco de tacto para no ser ofensivos.
Lo descartable es que un vendedor no responda tus email o chats rápidamente y debas estar detrás de él para que haga algo. En este caso, es mejor que busques trabajar con otro vendedor de esa fábrica (muchas veces la sección de ventas internacionales tienen más de un proveedor) o te busques otro fabricante. El desgaste de tiempo-energía que este tipo de proveedores trae es importante.
